Untuk kedua kalinya TEMPO Komunitas menggelar pelatihan bertema Standard Operating Procedures fcarau SOP. Pada pelarihan yang f kedua yang diadakan pada Selasa. 22 Desember 2009 yang lalu di Hotel Menara Peninsula, Jakarta, Eko Supriyanto dari Terapi Bisnis Consulting memandu 53 peserta pelatihan dari pagi sampai sore hari. Di sela-sela pelatihan itu TEMPO Komunitas berkesempatan untuk berbincang-bincang dengan sang pemandu itu. Berikut ini petikannya.
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan SOP itu?
Pada intinya SOP atau standard operating procedures adalah sebuah tata kelola perusahaan. Sebuah organisasi sekecil apapun, pasti terdiri atas manusia-manusia yang menjalankan fungsinya masing-masing. Adanya tumpang tindih tugas merupakan hal yang sering
terjadi dalam aktivitas menghasilkan output antar bagian, departemen, atau divisi. Oleh karena itulah diperlukan pengaturan agar tidak terjadi salah komunikasi, konflik antar-fungsi atau bahkan saling melepaskan tanggung jawab.
Hal seperti ini pada akhirnya dapat berakibat pada menurunnya kinerja organisasi itu sendiri. Solusinya adalah dengan menciptakan suatu dokumen yang disebut SOP
Organisasi seperti apa yang membutuhkan SOP?
SOP bertujuan untuk menghasilkan kinerja perusahaan yang efisien dan efektif. Ini berarti tidak hanya perusahaan besar, perusahaan raksasa atau multinational corporation yang membutuhkan SOP. Bahkan sebuah UKM (Usaha Kecil Menengah) pun membutuhkan SOP.
Mengapa? Karena SOP digunakan untuk mengkomunikasikan sekaligus menyamakan persepsi antara berbagai pihak yang terlibat dalam rangkaian proses bisnis dalam sebuah organisasi. SOP juga digunakan sebagai media pengendalian dan pemantauan kualitas kinerja pada suatu fungsi/depar-temen tertentu. Siapa yang harus memahami SOP dalam sebuah perusahaan? Dan siapa yang wajib mengetahui proses penyusunan SOP?
Semua individu yang terlibat dalam perusahaan harus memahami SOP. Ya, proses penulisan dan pengembangan SOP karenanya harus dipahami oleh setiap fungsi dalam perusahaan. Itu sebabnya, pengetahuan dan ketrampilan dalam menyusun dan menuliskan SOP menjadi suatu keharusan yang wajib sifatnya. Bagaimanapun juga diperlukan pengetahuan mendalam mengenai validasi proses bisnis perusahaan, identifikasi proses bernilai tambah vs pemborosan (waste), dan bagaimana-otak manusia memproses informasi agar penulisan SOP menjadi lebih optimal.
